MS.WORD 2003 (part 1)

Wednesday, 17 December 2008

MS.WORD 2003 (part 1)

PENDAHULUAN

Ms. Word 2003 adalah salah satu software pengolahan kata dari Ms. Word 2003 dan pengembangan dari Microsoft Office terdahulu. Software ini merupakan program yang paling banyak dipakai saat ini dibanding program yang lainnya, seperti: Wordsta, AmiPro, WordPerfect, dll.

MENGAKTIFKAN MS.WORD

Cara mengaktifkan Ms. Word adalah sebagai berikut:

- Klik Start

- ALL Programs

- Microsoft Office Word

- Microsoft Office Word 2003

MENYIMPAN DOKUMEN

Setelah anda menyelesaikan tugas yang anda buat, sudah pasti anda harus menyimpannya kan ? Caranya sangat mudah :

- Klik File

- Klik Save as

- Setelah itu akan muncul kotak dialog

- Pada tombol pilihan Save in anda harus menentukandimana anda ingin menyimpannya, misalnya anda ingin menyimpannya di : My recent Documents/Dekstop/My Documents/My Computer/My Network Places, itu terserah anda saja

- setelah itu ketiklah nama anda di File name

- terakhir kliclah Save

MEMBUKA DOKUMEN

Jika anda ingin membuka dokumen yang pernah anda simpan, Lakukanlah langka-langkahnya sebagai berikut :

- Klik File pada Ms. Word

- Klik Open

- Pada Look in, pilihlah tempat dimana anda menyimpan dokumen tersebut

- Lalu pilih nama file yang akan dibuka

- Klik Open

MENUTUP MS. WORD

Setelah anda sudah selesai membuat dokumen di Ms. Word, pastilah anda ingin menutupnya bukan ?

Caranya adalah :

- Klik File

- Lalu Klik Exit

FUNGSI DAN KEGUNAAN MS.WORD

Fungsi MS Word

Sebagaimana yang kita ketahui, MS WORD dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam  MS WORD, padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan untuk mengingatkan kembali (terutama untuk saya pribadi) berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD.

1. Jenis huruf
Agar dokumen yang dihasilkan tidak terlalu banyak mengalami editing dalam masalah “font”, sebaiknya tentukan dulu default font yang akan dipergunakan. (Menu Home+ Font)

2. Pembuatan Numbering
Biasanya, pembuatan suatu dokumen mengacu kepada peraturan tertentu dalam pembuatan dokumen (misal Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka). Oleh karena itu, harus didefinisikan terlebih dahulu mengenai numbering yang sesuai dengan peraturan pembuatan suatu dokumen.

3. Pembuatan Outline
Biasakan bekerja dengan dokumen view berupa Outline. (Menu View + Document Views + Outline). Hal ini akan memudahkan kita untuk membuat poin-poin penting yang akan dituangkan dalam dokumen. Pembuatan dokumen dalam bentuk outline, minimal sampai dengan level 3. Ada kalanya pada saat perpindahan dari level 1 ke level 2 kita diharuskan untuk mengubah list level (Menu home+ Multiple List+Change List Level)

4. Pemakaian Break Section
Biasanya dalam suatu dokumen  terdapat perbedaan jenis penomoran halaman untuk tiap section (misalnya : halaman sampul biasanya tidak ada nomor halaman, Kata Pengantar & Daftar Isi & Daftar Tabel diberi nomor halaman jenis “i, ii, iii,…” ,  Bab I dst diberi nomor jenis “1,2,3…”) Oleh karena itu untuk setiap pergantian jenis halaman tersebut diberikan break section. ( Menu Page Layout +Break +Next Page).

5. Penomoran Halaman
Seperti yang telah disebut pada poin 4, maka penomoran halaman akan menggunakan fasilitas break section. Setiap section diberi nomor halaman seperti yang dikehendaki ( Menu insert + Page Number + Format Page Number + Page numbering + start at  … kemudian pilih letak nomor halaman bottom atau top of page) khusus halaman sampul, biasanya tidak ada nomor halaman, oleh karena itu header/footer nya perlu diedit (Menu insert + header/footer + edit header/footer + Design + pilih different first page)

6. Pembuatan Daftar Tabel
Tabel/Gambar/Bagan yang dibuat diusahakan diberi caption yang terdiri dari judul bab dan nomor gambar. (Menu References + insert Caption… pada option pilih label yang diinginkan, hilangkan tanda centang pada exclude label from caption). Untuk pembuatan daftar tabel/gambar/bagan maka pilih menu references + insert table of figures) maka daftar tabel dapat muncul secara otomatis. Apabila ada perubahan posisi halaman pada tabel/gambar/bagan, maka daftar tabel tinggal diklik kanan pilih update field.

7. Pembuatan Daftar Isi
Pembuatan daftar isi secara otomatis adalah dengan memilih references + table of contents. Apabila ada perubahan dalam letak halaman maka daftar isi tinggal di update (sama seperti update daftar tabel)

8. Editing dengan Document Map
Agar editing yang dilakukan dapat dilakukan dengan cepat maka dapat memanfaatkan fasilitas document map (Menu View + document map). Dengan fasilitas ini, perpindahan halaman yang akan diedit dapat berlangsung lebih cepat)

 

artikel ms excel 2007

Posted on May 10, 2012 by

Microsoft Excel

Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007.

Elemen pada Microsoft Excel 2007

Pada saat Anda memulai Excel 2007, akan muncul sebuah dokumen kosong. Mulai dari sini, Anda dapat menambahkan data, mengubah tampilan data, meminta Excel meringkas data, atau menemukan informasi dalam file bantuan Excel.

Gambar berikut menunjukkan komponen-komponen terpenting Excel 2007, yaitu jendela workbook, ikon menu kontrol, quick access toolbar, baris tab, formula bar, size button, name box, area spreadsheet, scroll bar, tombol navigasi, nama sheet, baris status, dan zoom.

Bagian-bagian Lembar Kerja Excel 2007

a. Ikon Menu Kontrol

Ikon menu kontrol Excel 2007 sangat berbeda dengan Excel 2003 yang hanya berisi instruksi-instruksi untuk mengubah posisi jendela. Dalam Excel 2007, isi perintah-perintah ikon menu kontrol ini akan muncul saat ikon menu kontrol tersebut diklik, sebagaimana ditampilkan dalam gambar berikut.

Tampilan kotak dialog ikon menu kontrol aplikasi Excel 2007

1. New, yang dilambangkan dengan simbol merupakan perintah untuk menampilkan lembar kerja kosong untuk dilakukan pengetikan dokumen baru. Untuk memulai pekerjaan pada Microsoft Excel 2007 dilakukan dengan klik pada ikon ini.
2. Open, disimbolkan dengan lambang merupakan perintah untuk membuka dokumen Microsoft Excel 2007 yang telah tersimpan dalam hardisk, CD/DVDRom. USB Flashdisk, Disket, atau media simpan lain.
3. Save,merupakan perintah untuk menyimpan file lembar kerja Excel 2007 yang baru dibuat atau diedit, yang sebelumnya pernah atau belum pernah tersimpan di dalam hardisk, CD/DVDROM, USB Flashdisk, disket, atau media simpan lainnya.
4. Save As, tombol ini memiliki fungsi yang sedikit berbeda dengan perintah . Perintah sudah dilengkapi dengan fasilitas yang apabila diklik terdiri atas perintah-perintah seperti ditampilkan pada gambar berikut.

Keterangan: Excel Workbook, adalah perintah menyimpan dokumen dalam format file default dan Microsoft Excel 2007. Excel Macro Enabled workbook, adalah perintah untuk menyimpan lembar kerja sebagai sebuah template yang dapat digunakan untuk menyimpan lembar kerja ke format lain. Excel Binary Workbook, yaitu perintah untuk menyimpan lembar kerja ke beberapa format dan diyakini dapat diakses dengan mudah. Excel 97-2003 Workbook, digunakan untuk menyimpan lembar kerja dalam format yang sangat cocok untuk diedit oleh Microsoft Excel 1997 hingga 2003. Find add ins for other File formats, perintah ini digunakan untuk mempelajari dari help tentang add-ins untuk menyimpan format dokumen ke bentuk lain, misalnya ke format PDF atau XPS. Other Format, adalah perintah untuk membuka kotak dialog Save As, sehingga kita leluasa b. Quick Access Toolbar Quick access toolbar letaknya di pojok kanan atas tepatnya di sebelah kiri ikon menu kontrol. Setiap tombol dikenali menurut bentuk-bentuk ikon gambar yang masing-masing mewakili perintah tertentu dan berbeda perintah antara tombol satu dengan tombol lainnya. c. Baris Tab Lingkungan kerja Excel 2007 sangat berbeda tampilannya dengan Microsoft Excel versi sebelumnya. Perbedaan tersebut terletak pada tampilan baris judul pull down menu yang fungsinya berubah menjadi baris judul tab/baris tab. Pada setiap tab terdiri atas kumpulan toolbar-toolbar. d. Size Button Size button digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja. Dalam layar Excel 2007 terdiri dari empat tombol sebagai berikut. Minimize Untuk menutup sementara Ms. Excel, jendela ditutup dan dikirim ke taskbar menjadi sebuah ikon. Untuk membuka kembali klik pada ikon di taskbar. Restore Mengembalikan jendela Ms. Excel keukuran semula. Maximize Mengubah ukuran jendela Ms. Excel menjadi ukuran yang lebar. Close Untuk menutup jendela Ms. Excel. e. Name Box Name box merupakan toolbar yang berisi alamat suatu cell. f. Formula Bar Formula bar adalah tempat untuk menuliskan rumus (fungsi).  Keterangan : Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pengisian sel melalui formula bar. Tombol Enter digunakan untuk memasukkan teks atau formula pada sel yang ditentukan sebelumnya. Tombol Insert Function digunakan untuk menyisipkan fungsi tertentu ke dalam sel. g. Kolom Kolom merupakan baris lajur yang berisi abjad A sampai IV (256 kolom, kolom maksimal). h. Baris Baris berisi angka 1 sampai 65.536 (jumlah baris maksimal). i. Scroll Bar Scroll bar merupakan bar penggulung yang dibedakan menjadi dua, yaitu vertical scroll bar dan horizontal scroll bar. Vertical scroll Bar berfungsi untuk menggulung dokumen ke atas atau ke bawah. Horizontal scroll bar digunakan untuk menggulung layar ke kiri dan ke kanan. j. Tombol Navigasi Sheet Tombol navigasi sheet adalah tombol yang digunakan untuk berpindah dari satu sheet ke sheet yang lain. k. Baris Status Baris status adalah baris yang berisi keterangan yang menunjukkan lembar kerja yang saat itu digunakan/dikerjakan. l. Zoom Zoom merupakan tombol untuk mengatur penampilan layar, mengecilkan dan membesarkan lembar kerja dalam layar. Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini Istilah-istilah dalam Excel 1. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5 2. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris. 3. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256) 4. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6 5. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain. Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6 6. Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah. Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7 7. Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5 8. Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar. Contoh : Holla nama lain range A5:G7 Menulis Rumus 1.Operasi Logika Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut : a. = : sama dengan b. > : lebih besar dari c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan 2. Menggunakan Fungsi Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). A.Fungsi Logika Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah : 1. Fungsi If : Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah) Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”)) 2. Fungsi String Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan 1. Fungsi VALUE : digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text, penulisannya : =VALUE(text) 2. Fungsi FIND : digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor) 3. Fungsi MID digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter) 4. Fungsi LEFT atau RIGHT : digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter) 5. Fungsi REPLACE : digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter), penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru) 6. Fungsi CONCATENATE : digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string, penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…) B. Fungsi Tabel : Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP), penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…) =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…) Fungsi yang sering digunakan 1. fungsi Sum : Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..) 2. Fungsi Average : Digunakan untuk mencari nilai rata-rata, penulisannya : =average(number1,number2,…) 3. Fungsi Max : Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…) 4. Fungsi Min: Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…) 5. fungsi Count : Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih 6. Fungsi Stedev : Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…) 7. Fungsi Var : Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)